Konzept und Bedienung 

Freelancer, Start-Ups und Kleinunternehmer gewinnen mit der Buchhaltungssoftware Billing Engine viel Zeit beim Erstellen und Versenden von Rechnungen. Auch das Verbuchen von Zahlungseingängen ist problemlos möglich. Das anwenderfreundliche Online-Tool punktet mit SSL-Verschlüsselung, einem deutschen Server-Standort und täglichen Backups. Automatische Datensynchronisation für sämtliche internetfähige Endgeräte verschafft dem Anwender rund um den Globus Zugriff auf seine aktuellen Finanzdaten. 

Weitere Features prädestinieren die Cloud-basierte Software für Nutzer mit internationalen Geschäftskontakten: Rechnungsstellung und Mahnwesen sind in sechs verschiedenen Sprachen möglich. Zudem arbeitet die Software mit minutengenauen Wechselkursen sämtlicher Währungen, die von der Europäischen Zentralbank unterstützt werden. BillingEngine ist nicht als Buchhaltungssoftware für Unternehmen mit doppelter Buchführung konzipiert. Zur Erstellung von Bilanzen können Daten jedoch über verschiedene Schnittstellen zum Steuerberater exportiert werden.

Suchfunktion 

Neben anderen Buchhaltungs-Funktionen verfügt BillingEngine über eine elaborierte Suchfunktion. Der Anwender hat dadurch die Möglichkeit, seine Rechnungsdaten nach Kriterien wie Rechnungssumme, Empfänger oder Rechnungsnummer zu durchsuchen. Das ermöglicht dem Nutzer innerhalb kürzester Zeit den Zugriff auf wichtige Informationen aus seinem Datenpool. 

Diagramme und Monatsreports 

Mit BillingEngine hat der Anwender jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand seiner finanziellen Transaktionen in tabellarischer Form. Parallel dazu werden grafische Übersichten dargestellt. Dem Nutzer stehen verschiedene Kriterien zur Verfügung, nach denen er die Übersichten filtern kann.

Übersicht der Tarife

BASIC 

4 € zzgl. MwSt. pro Monat, 20 % Rabatt auf Jahresabo

• 30 Rechnungen monatlich 
• zwei Benutzer 
• Anzahl von Firmen, Projekten, Personen, Aufgaben oder Artikeln unlimitiert 
• SSL Verbindung 
• Adaptierbare Währungs- und Zeitformate 
• Individualisierbares Logo- und Rechnungsdesign 
• Rechnungen in sechs Sprachen 
• Suchfunktion 
• Rechnungen als CSV, XML und XLS exportierbar 
• Jeden Tag automatische Backups 
• Möglichkeit zur Zeiterfassung 
• Verwendung von Fremdwährungen 
• Kein Wasserzeichen auf Rechnungs-PDFs 
• Regelmäßig wiederkehrende Rechnungen 
• Mahnwesen

PREMIUM 

16 € zzgl. MwSt. monatlich, 20 % Rabatt auf Jahresabo

• 3000 Rechnungen monatlich 
• acht Benutzer 
• Anzahl von Firmen, Projekten, Personen, Aufgaben oder Artikeln unlimitiert 
• SSL Verbindung 
• Adaptierbare Währungs- und Zeitformate 
• Individualisierbares Logo- und Rechnungsdesign 
• Rechnungen in sechs Sprachen 
• Suchfunktion 
• Rechnungen als CSV, XML und XLS exportierbar 
• Jeden Tag automatische Backups
• Möglichkeit zur Zeiterfassung 
• Verwendung von Fremdwährungen 
• Kein Wasserzeichen auf Rechnungs-PDFs 
• Regelmäßig wiederkehrende Rechnungen 
• Mahnwesen 

PLUS 

8 € zzgl. MwSt. pro Monat, 20 % Rabatt auf Jahresabo

• 300 Rechnungen monatlich 
• vier Benutzer 
• Anzahl von Firmen, Projekten, Personen, Aufgaben oder Artikeln unlimitiert 
• SSL Verbindung 
• Adaptierbare Währungs- und Zeitformate 
• Individualisierbares Logo- und Rechnungsdesign 
• Rechnungen in sechs Sprachen 
• Suchfunktion 
• Rechnungen als CSV, XML und XLS exportierbar 
• Jeden Tag automatische Backups 
• Möglichkeit zur Zeiterfassung 
• Verwendung von Fremdwährungen 
• Kein Wasserzeichen auf Rechnungs-PDFs 
• Regelmäßig wiederkehrende Rechnungen 
• Mahnwesen

Außer den oben genannten Tarifen gibt es noch die kostenlose Version für einen einzigen Benutzer. Da im „Free-Tarif“ aber nur drei Rechnungen pro Monat erstellt werden können, ist dieses Arrangement wohl eher als Testversion zu verstehen.

Buchhaltung 

Zahlungseingänge werden von BillingEngine automatisch zu übersichtlichen Berichten umgewandelt. Sowohl in grafischer als auch in tabellarischer Form werden Ihnen wahlweise Jahresberichte, Monatsberichte oder Quartalsberichte angezeigt. Dazu klicken Sie einfach auf die entsprechend beschrifteten Reiter. Zudem haben Sie die Möglichkeit, sich Brutto- oder Nettoumsätze anzeigen zu lassen. Mit einem Klick auf den Reiter „MwSt“ erhalten Sie einen Blick auf die Gesamtsumme der angefallenen Mehrwertsteuer für den jeweils ausgewählten Zeitrahmen.

BillingEngine verfügt über Schnittstellen zum Datenexport an Ihren Steuerberater. Die Software ist nicht dazu konzipiert, einen Buchhalter oder Steuerberater zu ersetzen. Das Programm strukturiert lediglich die Belege Ihrer finanziellen Transaktionen, sodass entsprechende Fachkräfte Ihre Daten leichter auswerten können. Wie der Name schon zeigt, liegt der Fokus des Programms auf dem Erstellen und Verwalten von Rechnungen.

Rechnung 

Rechnungen erstellen mit Billing Engine geht flott von der Hand und ist kinderleicht. In der übersichtlichen Benutzeroberfläche klicken Sie auf den Reiter „Rechnungen“. Sie gelangen zu einer Übersicht mit der Angabe von Rechnungsnummern, Adressaten, Datum, Rechnungssumme, Sendestatuts und Zahlungsstatus von bereits erstellten Rechnungen. Um erstmalig eine Rechnung zu erstellen, klicken Sie auf die blau unterlegte Aufforderung, Ihre Daten einzugeben.

So erreichen Sie Ihre Einstellungen. Hier geben Sie alle Informationen zum Absender, zur Steuer, zum Währungsformat, Zeit- und Datumsformat sowie zu Ihren Bankkonten ein. Über den Reiter „PDF“ können Sie Ihre Rechnungen formatieren, mit einem eigenen Logo versehen oder Ihr eigenes Briefpapier als Vorlage verwenden. Anschließend klicken Sie wieder auf den Reiter „Rechnungen“ und auf „neu“. Dann vervollständigen Sie alle Angaben, die nicht vom System automatisch eingefügt wurden, in der erscheinenden Maske.

Sowohl Rechnungen als auch Mahnungen können in den Sprachen Deutsch, Niederländisch, Englisch, Französisch, Spanisch und Italienisch erstellt werden.

Ihre Rechnungen verschicken Sie mit einem Klick. Besonders praktisch: Sie erhalten eine Benachrichtigung, sobald der Empfänger die PDF-Datei heruntergeladen hat. Mit einem Klick auf die Lupe durchsuchen Sie Ihre Datensätze nach Rechnungsnummern, Rechnungssummen oder Adressaten. Über den Menüpunkt „Erinnern“ haben Sie die Möglichkeit, eine im Voraus generierte Zahlungserinnerung abzusenden. Das Menü „Rechnungen“ ist intuitiv zu bedienen und logisch aufgebaut. 

Weitere Funktionen von BillingEngine

Neben den Menüpunkten „Übersicht“ und „Rechnungen“ verfügt Billing Engine über die Sequenzen „Firmen“, „Personen“, „Aufgaben“, „Projekte“ und „Artikel“. Unter dem Reiter „Personen“ versteckt sich eine Kundendatenbank, in der Sie alle relevanten Informationen zu einer Person abspeichern können. Der Menüpunkt „Firmen“ steht für dieselben Funktionen in Bezug auf Unternehmen oder Personengruppen. 

In der Datenbank „Artikel“ geben Sie die Daten zu den von Ihnen zum Verkauf angebotenen Artikeln ein. Wenn Sie Dienstleistungen vermarkten, benutzen Sie die Datenbank hinter dem Reiter „Aufgaben“. Unter dem Menüpunkt „Projekte“ haben Sie die Möglichkeit, Verknüpfungen zwischen Ihren Produkten und Ihren Kunden zu erstellen.
Dieses Feature kann sich bei der Planung neuer Marketing-Strategien als äußerst hilfreich erweisen.

Relevante Daten werden bei Rechnungsstellung automatisch in Ihre Rechnungen eingefügt. BillingEngine unterstützt auch wiederkehrende Rechnungen – was sich als besonders hilfreich für Dienstleister erwiesen hat. 

Schnittstellen 

Als einfaches Programm zur Rechnungserstellung bietet BillingEngine keine Elster-Schnittstelle zum Erstellen einer digitalen Steuererklärung. Die Software bietet jedoch drei unterschiedliche Formate zum Datenexport: XLS, CSV und XML. 

Dokumentation und Support 

Die Bedienung von BillingEngine ist so einfach und selbsterklärend, dass Sie kaum jemals Unterstützung benötigen werden. Deshalb wird kein Benutzer-Handbuch bereitgestellt. Stattdessen ist im ausführlichen FAQ-Bereich der Software ein Großteil etwa anfallender Fragen bereits erläutert. Sollten Sie zusätzliche Informationen benötigen, erhalten Sie diese über den E-Mail-Support. Ein Telefon-Support gehört bisher nicht zum Kundenservice von BillingEngine.