Im Rahmen des Periodenabschlusses – also üblicherweise des Jahresabschlusses – wird in der kaufmännischen Buchführung eine Rechnungsabgrenzung durchgeführt. Dieser Schritt trägt dazu bei, die Werte in Gewinn- und Verlustrechnung sowie Bilanz der korrekten Rechnungsperiode (z. B. dem Quartal, einem Jahr) zuzuordnen.

Aktive Rechnungsabgrenzung – Einfach erklärt

Betreffen bestimmte Geschäftsvorfälle mehrere Buchungen und zudem unterschiedliche Rechnungsperioden, müssen Sie eine Abgrenzung zur periodengerechten Ermittlung des Unternehmenserfolgs vornehmen. Regelmäßig ist dies der Fall, wenn es zur Vereinbarung von Zahlungszielen mit Kunden oder Lieferanten kommt und dabei Lieferung und Leistung sowie Zahlung nicht periodengleich erfolgen.

Mit der Rechnungsabgrenzung nehmen Sie also eine Abgrenzung von Aufwendungen und Erträgen einer Rechnungsperiode vor, zu deren Gegenleistung es erst in einer späteren Rechnungsperiode kommt.

Erhaltene oder auch geleistete Zahlungen im laufenden Geschäftsjahr, die aber in das folgende Geschäftsjahr gehören, gelten als periodenfremd. Um die Geschäftsvorfälle in der Buchhaltung korrekt zuzuordnen, gibt es die aktive Rechnungsabgrenzung (ARA) und die passive Rechnungsabgrenzung (PRA).

Was es mit der aktiven Rechnungsabgrenzung auf sich hat und was Sie beachten müssen, erfahren Sie jetzt.

Der Unterschied zwischen aktiver und passiver Rechnungsabgrenzung

Grundlage für die Unterscheidung zwischen aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungsposten ist § 250 HGB (Handelsgesetzbuch).
Ausgaben im laufenden Jahr, die aber erst im kommenden Jahr einen Aufwand darstellen, werden auf der Aktivseite der Bilanz als aktive Rechnungsabgrenzungsposten (ARAP) verbucht.
Bei Einnahmen, die noch im alten Geschäftsjahr anfallen und einen Ertrag für das Folgejahr darstellen, erfolgt eine Verbuchung auf der Passivseite der Bilanz als passive Rechnungsabgrenzungsposten.

Die aktive Rechnungsabgrenzung genauer erklärt

Mit dem Begriff aktive Rechnungsabgrenzung wird ein buchhalterischer Vorgang bezeichnet, bei dem Aufwendungen im alten Geschäftsjahr bezahlt werden und aufgrund der Zugehörigkeit zum Folgejahr auch in dieses übertragen werden.

Typische Geschäftsvorgänge, die als aktive Rechnungsabgrenzungsposten betrachtet werden, sind:

  • Löhne und Gehälter
  • Mietzahlungen
  • Versicherungsbeiträge
  • Leasingzahlungen

Die aktive Rechnungsabgrenzung (ARA) stellt in der Bilanz ein Aktivkonto dar. Die geleistete Vorauszahlung ist für das Unternehmen mit einem Leistungsanspruch verknüpft.

 

Beispiel für die aktive Rechnungsabgrenzung:

Sie überweisen Im Dezember die Miete für Januar für Ihre Büroräume. Zunächst erfolgt dabei eine Erfassung der Mietzahlung im entsprechenden Aufwandskonto und im Gegenkonto Bank.

Zum Jahresabschluss erfolgt dann eine Korrektur der Mietaufwendungen um die Vorauszahlung. Dabei wird der auf dem Mietkonto gebuchte Betrag auf dem Konto ARA vor dem Bilanzstichtag aktiviert, in der Gewinn- und Verlustrechnung wird das Aufwandskonto Miete abgeschlossen.

Da es sich um eine periodenfremde Korrektur handelt, fließt diese nicht in die Ergebnisrechnung ein. Das Konto ARA taucht dann in der Bilanz auf.

Vorsteuerabzug bei der aktiven Rechnungsabgrenzung

Grundsätzlich ist die Umsatzsteuer im Jahr der Zahlung in voller Höhe abzugsfähig, sofern eine Leistung tatsächlich erbracht wurde oder eine Rechnung vorliegt.

Bei einer Mietzahlung ist dies aber zum Beispiel nicht der Fall, denn für die einzelnen Mietzahlungen liegen Ihnen in der Regel keinerlei Rechnungen vor. Grundlage für die Zahlungen bildet üblicherweise ein Mietvertrag. Hinzu kommt, dass die Miete nicht in der alten, sondern in der neuen Rechnungsperiode fällig ist. Daher erfolgt die Abgrenzung von Mietzahlungen ohne Vorsteuerabzug.

Anders gestaltet sich die Situation beispielsweise, wenn Sie Leasingsonderzahlungen leisten. Wird im Dezember eines Jahres eine solche Sonderzahlung für das Folgejahr durchgeführt und liegt hierfür eine ordnungsgemäße Rechnung vor, dann ist der Vorsteuerabzug noch im laufenden Geschäftsjahr möglich.

Rückstellungen und sonstige Verbindlichkeiten und Forderungen

In der Buchhaltung gelten vor allem Rückstellungen als heikel. Im Rahmen der Rechnungsabgrenzung müssen Sie genau darauf achten, ob es sich um einen Rechnungsabgrenzungsposten, eine Rückstellung oder aber eine sonstige Verbindlichkeit beziehungsweise Forderung handelt.

Aktive Rechnungsabgrenzung

Wie bereits erwähnt, liegt eine aktive Rechnungsabgrenzung immer dann vor, wenn bereits Zahlungen geflossen sind und diese teilweise dem neuen Geschäftsjahr zuzuordnen sind.

Rückstellungen

Wird im aktuellen Geschäftsjahr eine Leistung erbracht, ist aber deren Aufwand noch nicht absehbar und ist deshalb noch keine Zahlung geflossen, werden Rückstellungen gebildet.

Sonstige Verbindlichkeiten und Forderungen

Sind aufgrund eines entsprechend langen Zahlungsziels noch keine Zahlungen geflossen, obwohl der Betrag bereits bekannt ist, handelt es sich um sonstige Verbindlichkeiten oder Forderungen.

Sonderfälle in der Rechnungsabgrenzung

Ein Sonderfall liegt bei der Rechnungsabgrenzung vor, wenn Sie zum Beispiel ein Darlehen aufnehmen. Die Darlehenshöhe liegt bei 100.000 Euro. Aufgrund eines Disagio von 1.500 Euro wird aber nur ein Betrag von 98.500 Euro an Sie ausgezahlt.

Nun besteht in der Buchhaltung folgende Option:
Sie verbuchen den Betrag von 1.500 Euro als Zinsaufwand.

Als Alternative können Sie aber auch die aktive Rechnungsabgrenzung durchführen. Dann erfolgt eine Buchung der 1.500 Euro zur ARA. Bei einer Kreditlaufzeit von beispielsweise zehn Jahren erfolgt dann jedes Jahr eine Auslösung des jeweiligen Anteils, in diesem Fall über 150 Euro.

Das Disagio wird so über die gesamte Laufzeit des Kredits korrekt abgebildet und mit jedem Jahr in Anteilen aufgelöst.

Buchungsvorschläge für die aktive Rechnungsabgrenzung am Beispiel einer Mietzahlung

Am Beispiel von Mietzahlungen erfahren Sie nun die einzelnen Buchungsabläufe:

1. Buchung der Mietzahlung im Dezember

Konto Mietaufwand an Konto Bank

2. Buchung im Jahresabschluss (Bildung der ARAP und Neutralisierung des Aufwands)

Konto ARAP an Konto Mietaufwand

3. Buchung im Januar (Buchung des Aufwands in die richtige Periode, Auflösung des ARAP)

Konto Mietaufwand an Konto ARAP

Vorgehensweise in automatisierten Buchführungssystemen

Findet in Ihrem Unternehmen ein automatisiertes Buchführungssystem Anwendung, erfolgt zunächst eine kreditorische Buchung. Diese ist von der tatsächlichen Zahlung nicht abhängig. Daraus ergeben sich in der Praxis die folgenden Buchungssätze:

1. Buchung bei Eingang der Rechnung (Dauermietrechnung)

Konto Mietaufwand an Konto Verbindlichkeiten aLL (Kreditoren)

2. Buchung bei Mietzahlung im Dezember

Konto Verbindlichkeiten aLL an Konto Bank

3. Buchung im Jahresabschluss (Neutralisierung des Kreditorensaldos und Bildung des ARAP)

Konto ARAP an Konto Mietaufwand

4. Buchung im Januar (Auflösung des ARAP und Einbuchung des Aufwands in die korrekte Rechnungsperiode)

Konto Mietaufwand an Konto ARAP

Auflösung von Rechnungsabgrenzungsposten – So gehen Sie vor

Grundsätzlich müssen mit Beginn des neuen Geschäftsjahres die Rechnungsabgrenzungsposten aufgelöst werden. Doch nicht immer ist eine zeitnahe Auflösung auch gängige Praxis. Mitunter lösen Unternehmen aktive sowie passive Rechnungsabgrenzungsposten erst zum Ende des folgenden Jahres mit dem Jahresabschluss auf.

Gerade bei größeren Beträgen lassen sich dann aber keine aussagekräftigen Monats- oder Quartalsabschlüsse erstellen. Nehmen Sie die Auflösung der Rechnungsabgrenzungsposten also immer zeitnah vor.

Wann sollten Rechnungsabgrenzungsposten aufgelöst werden?

Spätestens, wenn Erträge und Aufwendungen tatsächlich angefallen sind, sollten Sie die Rechnungsabgrenzungsposten auflösen.

Erfolgen beispielsweise Mietzahlungen zu jedem 15. des Monats, dann sollte die Auflösung am 15. Januar erfolgen.

Rechnungsabgrenzungen können auch mehrere Jahre vorgenommen werden. Zwar ist dies eher selten, in diesen Fällen werden Voraus- und Anzahlungen über mehr als ein Geschäftsjahr hinaus im Vorfeld getätigt. In einem solchen Fall erfolgt unter Umständen eine regelmäßige oder auch außergewöhnliche Abschreibung der Rechnungsabgrenzungsposten.

Fazit zur aktiven Rechnungsabgrenzung

Im Handelsgesetzbuch ist die Rechnungsabgrenzung klar geregelt. Sie soll sicherstellen, dass sämtliche Werte der Buchhaltung auch der korrekten Rechnungsperiode zugeordnet werden können.

Beachten Sie dabei unbedingt die Unterscheidung zwischen aktiver Rechnungsabgrenzung und Rückstellung. Bei einer aktiven Rechnungsabgrenzung muss immer die Ermittlung des korrekten Betrags erfolgen. Im Folgejahr ist dann eine entsprechende Gegenbuchung zur Auflösung notwendig.

In der Regel handelt es sich bei der aktiven Rechnungsabgrenzung um wiederkehrende Positionen wie Versicherungen und Mietzahlungen. Schon bei der Auflösung der Position können Sie prüfen, ob Sie auch im nächsten Geschäftsjahr eine entsprechende Buchung durchführen müssen.