Konzept und Bedienung

everbill ist eine Cloudanwendung, die man über das Internet erreicht. Sämtliche Funktionen sind online-basiert. Damit gehören veraltete Versionen der Vergangenheit an – die Anwendung der Wiener Softwareschmiede hält sich immer selbst aktuell. 
 
Die nach dem Modell des Software-Abonnements anfallenden Kosten sind angesichts der Funktionsvielfalt äußerst günstig: Nach einem kostenlosen Probemonat fallen 19 Euro monatlich an. Darin ist sogar ein Registrierkassensystem, automatische Belegerfassung und – wenn es einmal nötig ist – die Kooperation mit einem Inkassounternehmen enthalten. 

Alle Unternehmensprozesse im Blick 

Rechnungen, Angebote, Einkauf, Lagerhaltung und Statistik – das sind die Bereiche, in denen everbill für seinen Anwender tätig wird. Die konsequente Hinwendung zu Übersichtlichkeit und einfacher Bedienung zeigt sich gleich zu Beginn im Cockpit, dem Dashboard der Anwendung.

Das Cockpit liefert sozusagen eine aktuelle Momentaufnahme des Unternehmens. Die Umsatzstatistik der letzten Monate beispielsweise erfordert keine eigenen Bedienungsschritte – sie wird automatisch aus den Daten der Rechnungsstellung, der Angebote und der Bestellungen erzeugt.

Ein kurzer Blick genügt, um kritische Situationen beim Lagerbestand zu erfassen. Lagerengpässe und Bestellsignale erscheinen in leuchtendem Rot und führen mit wenigen Klicks zur Online-Bestellfunktion.

Das Herz des Geschäftsbetriebs – das Rechnungswesen – präsentiert sich im Cockpit mit den aktuellen Daten. Rechnungen noch offen? Zahlungsfristen überschritten? Ein Blick genügt, um das Mahnwesen zu aktivieren oder – wenn alle Versuche vergebens waren – die Forderung an das kooperierende Inkassounternehmen weiterzuleiten.

Wenn das Rechnungswesen das Herz des Unternehmens darstellt, ist die Angebotserstellung die Lunge, die der Firma frische Luft in Form neuer Aufträge zuführt. Das Dashboard präsentiert den aktuellen Stand. Bei Bedarf lässt sich direkt von hier die Rechnungsstellung generieren.

Buchhaltung

everbill ist kein in sich abgekapseltes System. Über eine Schnittstelle lassen sich mit der Funktion “BMD-Export” Eingangs– und Ausgangsrechnungen als BMD-Datei herunterladen und damit in Buchhaltungsprogramme importieren. 

Mit Hilfe der Texterkennungssoftware Datamolino werden hochgeladene Belege  automatisch umgewandelt. Anschließend kann das Originaldokument bearbeitet und der Eingangsrechnung zugewiesen werden.

everbill bietet Statistikfunktionen für jeden Aspekt des Geschäftsbetriebs. Neben der allgemeinen Umsatzstatistik lassen sich auch Übersichten über jeden Artikel einzeln abrufen. Ebenso möglich sind Kundenstatistiken und die Übersicht über die laufenden Angebote und Rechnungen. 
 
Für alle Statistiken lassen sich beliebige Betrachtungszeiträume einstellen. Die Ausgabe erfolgt wahlweise als Balken– oder Tortendiagramm. 

https://www.everbill.com/buchhaltung-online/

Rechnung

everbill erzeugt professionell gestaltete Rechnungen einschließlich einer digitalen Signatur. Der Ablauf ist auf Effizienz und Schnelligkeit optimiert und verläuft in drei Schritten. Erstens: neue Rechnung auslösen. Zweitens: Rechnungsvorlage auswählen. Drittens: Rechnung per Klick versenden. 
 
Äußerst hilfreich ist die automatische Steuerung regelmäßig wiederkehrender Rechnungen. Neben der selbsttätigen Erzeugung zum richtigen Augenblick gibt es auch einen Überblick über bereits generierte Rechnungen und ihren jeweiligen Status. 
 
Kein Rechnungswesen ist ohne zuverlässige Zahlungseingangskontrolle komplett. everbill überwacht den Status jeder offenen Rechnung, legt die jeweilige Mahnstufe fest und sorgt für die Erzeugung und den Versand der Mahnung. Bleiben die Mahnungen unberücksichtigt, lässt sich von hier aus die Forderung an das kooperierende Inkassounternehmen weiterleiten – für den Anwender kostenlos. 
 
Sehr nützlich ist auch die Verwaltung von Teilzahlungen auf Rechnungsbeträge. Natürlich wird das Mahnwesen entsprechend angepasst und fordert nur den noch offenen Restbetrag. 
 
Die Exportfunktion liefert Excel-Dateien der bestehenden Rechnungen, beispielsweise für die Weitergabe an den Steuerberater. Viel Zeit lässt sich auch mit der Texterkennungsfunktion sparen: Sie übernimmt Papierbelege wie Rechnungen oder Kassenbons ohne mühsames Tippen. 

Alle Aspekte der geschäftlichen Abläufe lassen sich an die individuellen Vorgaben des Anwenders anpassen. Das beginnt beim Hochladen des eigenen Logos und setzt sich bei der Gestaltung des individuellen Briefkopfs fort. Auch die Standardtexte aller Dokumente lassen sich individuell formulieren und zentral speichern. 
 
Weitere Formen der Individualisierung sind spezielle Nummernbereiche für die Rechnungsstellung und die Zuweisung von Gebühren zu den einzelnen Mahnstufen. 

Schnittstellen 

everbill ist kein in sich abgekapseltes System. Über eine Schnittstelle lassen sich mit der Funktion “BMD-Export” Eingangs– und Ausgangsrechnungen als BMD-Datei herunterladen und damit in Buchhaltungsprogramme importieren. 
 
Über eine weitere Schnittstelle lassen sich Webshops oder CRM-Systeme an everbill andocken – natürlich nur, wenn auch der Shop oder das CRM-System eine entsprechende Schnittstelle vorzuweisen hat. Auf diesem Weg haben die verbundenen Anwendungen Zugriff auf die Datenstruktur von everbill und erlauben den funktionsgebundenen Informationsaustausch. 

Dokumentation und Support

Nutzer können sich dank Howto-Videos den Umgang mit der Software genauer anschauen. Im everbill Help Center finden Nutzer zusätzlich weitere Hilfeartikel und Updates zu neuen Funktionen.

everbill ist telefonisch unter +43 (1) 522 53 03 zu erreichen. Alternativ können Nutzer auch per Mail ihre Anfragen an die info@everbill.com stellen.