Konzept und Bedienung

Für Selbstständige und Kleinunternehmer ist die Buchhaltungssoftware FastBill ein anwenderfreundliches Online-Tool. Der Fokus von FastBill liegt hierbei auf dem Erstellen von Rechnungen und dem Erfassen von Belegen. Aufgrund fehlender Funktionen wie der Doppelten Buchführung oder der Bilanzerstellung ist FastBill für die vollständige Buchhaltung im Normalfall eher weniger geeignet. 

Suchfunktion 

Zusätzlich zu den anderen Buchhaltungs-Funktionen bietet FastBill noch eine Suchfunktion an. Mithilfe dieser Stichwortsuche wird dem Kunden das Finden bestimmter Informationen innerhalb seines Datenpools vereinfacht. 

Diagramme und Monatsreports 

Um stets die Übersicht über die aktuellen Finanzen des Unternehmens zu gewährleisten, erstellt FastBill monatlich Balkendiagramme über die Finanzen und speichert diese unter der entsprechenden Rubrik ab. Zusätzlich werden die Einnahmen der vergangenen Monate, offene Rechnungen, Überschuss und Ausgaben in Listenform als Tabelle angegeben.                                                                                            

Darüber hinaus erstellt FastBill Monatsreporte, in denen alle wichtigen Finanzdaten enthalten sind. Diese können dann per E-Mail an einen externen Buchhalter oder einen Steuerberater versendet werden. Die Person, deren E-Mail-Adresse vorher unter „Steuerberater-Zugang“ festgelegt werden muss, erhält einen Link, der nur mithilfe eines Passwortes geöffnet werden kann. Damit gelangt sie in den Steuerberater-Bereich des Rechnungsprogramms und erhält somit die Übersicht über alle Daten. Der Steuerberater kann diese Daten auch als CSV- oder Excel-Datei herunterladen. 

Übersicht der Tarife

Starter-Tarif 

Der Starter-Tarif gewährt einem Benutzer einer Firma Zugang und umfasst folgendes Leistungsspektrum: 

• Unbegrenzte Beleg- und Dokumentenverwaltung 
• Unbegrenzte Anzahl an Angeboten und Rechnungen 
• Ein eigenes Rechnungslayout 
• Möglichkeit der Zeiterfassung 
• Einen Steuerberater-Export 
• Umsatzsteuer-Voranmeldung 
• Automatische Belegerkennung 
• Belegerfassung mit Mobile App 
• 1 Banking Konto 

Pro-Tarif

Der Pro-Tarif gewährt 5 Benutzern einer Firma Zugang und umfasst folgendes Leistungsspektrum:

• Unbegrenzte Beleg- und Dokumentenverwaltung 
• Unbegrenzte Anzahl an Angeboten und Rechnungen 
• Ein eigenes Rechnungslayout 
• Möglichkeit der Zeiterfassung 
• Einen Steuerberater-Export 
• Umsatzsteuer-Voranmeldung 
• Automatische Belegerkennung 
• Belegerfassung mit Mobile App 
• 5 Banking Konto 
• Belegerfassung mit E-Mail Inbox 
• Kundencenter
• DATEV-Übertragung 
• Möglichkeit den Automatischen Beleg-Import hinzu zu buchen 

Premium-Tarif

• Unbegrenzte Beleg- und Dokumentenverwaltung 
• Unbegrenzte Anzahl an Angeboten und Rechnungen 
• Ein eigenes Rechnungslayout 
• Möglichkeit der Zeiterfassung 
• Einen Steuerberater-Export 
• Umsatzsteuer-Voranmeldung 
• Automatische Belegerkennung 
• Belegerfassung mit Mobile App 
• Unbegrenzte Anzahl an Banking-Konten 
• Belegerfassung mit E-Mail Inbox 
• Kundencenter
• DATEV-Übertragung 
• Automatischer Beleg-Import integriert 
• Vorkontierung der Belege 
• Monatliche Statusreports 
• Vollständige Finanzbuchhaltung optional 

Buchhaltung

Mithilfe einer Scan-App kann der Benutzer Belege als PDF-Dokument oder als Bilddatei per E-Mail an FastBill schicken, sofern er den Pro- oder Premium-Tarif abgeschlossen hat. Die Möglichkeit, Belege als Datei über das Web-Interface hochzuladen besteht weiterhin, jedoch mit einer kleinen Änderung in der Benutzung. FastBill ist es nicht jedes Mal möglich, die automatische Texterkennung bei den Belegen unter „Dokumenten-Upload“ durchzuführen. In diesem Fall muss der Benutzer die Daten manuell eingeben. Eine weitere Unstimmigkeit bildet die Funktion „Beleg erfassen“. Anders als bei der anderen Funktion gibt es hier keine automatische Texterkennung, was zu Verwirrung führen kann.

Um dem Nutzer Transaktionen auf einzelne Konten wie auch eine Gesamtübersicht anzuzeigen, bietet FastBill die Funktion, die Bankkonten mit dem Rechnungsprogramm zu verknüpfen. Ein- und Auszahlungen können ebenfalls vom Benutzer mit Belegen verknüpft werden. Abgesehen vom Steuerberaterzugang und dem Erstellen einer Umsatzsteuer-Voranmeldung verfügt FastBill über keine weiteren spezifischen Funktionen in Bezug auf die Buchhaltung. Bei FastBill steht das einfache Erfassen von Rechnungen und Belegen im Vordergrund, das einem Buchhalter geordnetes Datenmaterial als Grundlage für seine Auswertung zur Verfügung stellen soll. Das Programm hat nicht den Anspruch, die Tätigkeit des Buchhalters zu ersetzen. 

Rechnung

Die Erstellung einer Rechnung ist bei FastBill sehr einfach. Bereits mit dem Starter-Tarif ist das Erstellen einer unbegrenzten Anzahl von Rechnungen möglich. Der Benutzer muss lediglich den Kunden sowie eine Vorlage auswählen und anschließend Titel, Rechnungsposten und Währung eingeben. Die Rechnung wird mit nur einem Klick erstellt und kann entweder per Post oder per E-Mail versendet werden. 

Abgesehen von den 0,10 Cent für jede digitale Signierung ist der E-Mail-Versand kostenlos. Im Falle des Versandes per Post kann man dafür den Postversand von FastBill verwenden, was jedoch eine kostenpflichtige Zusatzleistung ist. Bezahlt wird in diesem Fall mit Credits, die der Kunde als Pakete zwischen 50 bis 5.000 Credits käuflich erwerben kann. Ein Credit kostet hierbei 0,10 Euro, wobei kein Mengenrabatt gewährt wird. Die Preise für den Versand richten sich hierbei nach der Seitenzahl und danach, ob sich der Zustellungsort innerhalb Deutschlands oder im Ausland befindet. Gestartet wird bei einem Betrag von 1,20 Euro für Deutschland und 1,40 Euro für außerhalb. Erhöht wird für gewöhnlich in 20-Cent-Schritten, mit gelegentlichen größeren Sprüngen. 

Um regelmäßige Einnahmen zu vereinfachen, kann der Benutzer eine fertiggestellte Rechnung aufrufen und sie in eine wiederkehrende Rechnung umwandeln. Versandabstände können dabei von einer Woche bis zu einem Quartal variieren. Falls sich die Rechnungsdetails regelmäßig ändern, kann der Benutzer eine wiederkehrende Rechnung auch als Entwurf speichern. 

Zusätzlich kann der Benutzer auch Lieferscheine, Stornorechnungen und Mahnungen erstellen. Außerdem hat er die Möglichkeit, Rechnungen zu kommentieren. Letzteres ist jedoch mit Risiken verbunden, da mit nur einem Klick auf den Slider-Button ein Kommentar öffentlich und somit für den Empfänger sichtbar wird. Dadurch besteht die Gefahr, dass firmeninterne Informationen unbeabsichtigt zum Kunden gelangen. Vermieden werden kann dies durch die Funktion „Kundenansicht“, mit der dem Nutzer die Rechnung vor Versand noch einmal genauso angezeigt wird, wie sie der Empfänger letztendlich zu sehen bekommt. 

Belege und Kundendaten 

Abgesehen von der Rechnungserstellung verfügt das Rechnungssystem auch über die Funktionen „Belege“, „Kundendaten“, „Leistungen“ sowie „Produkte verwalten“. Die Verwaltung der Belege verläuft bis auf einige Funktionen wie zum Beispiel die Möglichkeit des Versands genauso wie die Verwaltung der Rechnungen. 

Um die Stammdaten der Kunden nicht jedes Mal bei neuen Rechnungen einzeln eingeben zu müssen, werden diese in der Kundendatenbank gespeichert. Eine Übersicht über bereits erstellte Rechnungen steht den Kunden jedoch nicht zur Verfügung. 

Schnittstellen

Für den Datenexport bietet FastBill drei verschiedene Möglichkeiten: DATEV-Export, CSV- und Excel-Datei. Ebenso können Online-Banking-Konten eingebunden werden. Es fehlt eine Elster-Schnittstelle für das Einreichen einer elektronischen Steuererklärung. 

Dokumentation und Support

Um die gesamte Anwendung so einfach wie möglich zu halten, verzichtet FastBill auf die Bereitstellung eines Handbuchs und bietet dafür einen ausführlichen FAQ-Bereich an. Zusätzliche Informationen erhält der Nutzer im Blog, in dem wöchentlich neue Beiträge gepostet werden. Hierbei werden nicht nur FastBill-spezifische Artikel veröffentlicht, sondern auch Artikel über allgemeinere Themen der Finanzwelt. 

Um Unterstützung bei der Bedienung der Software zu erhalten, bietet FastBill an den Wochentagen zwischen 9:00 und 17:00 Uhr einen E-Mail Support support@fastbill.com an. Einen Telefonsupport gibt es keinen.