Konzept und Bedienung

GLS Vereinsmeister V6 heißt die sechste Version der All-in-one-Software für alle Arten von Vereinen. Sie wurde von der GLS Software & Systeme entwickelt. Mit ihrer umfangreichen Funktionalität und einfachen Bedienbarkeit ist sie die optimale digitale Vereinsverwaltung für Schriftführer, Kassenwarte und Vereinsvorstände. Diese können damit sämtliche Aufgaben erledigen wie beispielsweise Vereinsmitglieder verwalten, Beiträge abrechnen, Buchungen durchführen, Buchungsperioden abschließen, Briefe und E-Mails schreiben und versenden sowie Onlinebanking durchführen. Das im Downloadbereich der Webseite erhältliche 6.5.0 Update beinhaltet die ab dem 14. September 2019 gültige neue Zahlungsverkehrsnorm PSD 2. Denn mit einer älteren Version des GLS Vereinsmeister V6 können Sie kein Onlinebanking mehr machen.

Den GLS Vereinsmeister V6 erhalten Sie als Standard-, Professional- und Network-Edition. Die kostengünstige Basisversion ist auf einen Nutzer beschränkt, lässt sich aber auf die Professional Edition upgraden. Die umfangreichere Professional Edition für größere Vereine umfasst Lizenzen für insgesamt drei Anwender. Sie kann auf die Network-Edition geupgradet werden. Diese ist für noch mehr Anwender und einen eigenen Server geeignet. Je nach gewähltem Softwarepaket stehen Ihnen spezielle Datenbankserver zur Verfügung. Zu den am häufigsten in Vereinen verwendeten Funktionen gehören:

• Korrespondenz: Verschicken von Mahnungen und Rechnungen per
• E-Mail oder Brief
• Finanzbuchhaltung
• Erstellung von Formularen (Spendenbescheinigungen)
• Rechnungen
• Mahnungen
• Statistiken/Berichte

Zur Installation des GLS Vereinsmeister V6 verwenden Sie einfach die beigefügte CD-ROM und den Aktivierungsschlüssel. Wer die Software noch nicht kennt, kann sich die kostenlose Demo-Version auf der Webseite downloaden.

Übersicht der Tarife 

Buchhaltung 

GLS Vereinsmeister V6 verfügt über eine Finanzbuchhaltung, die nur wenige Schnittstellen zu den anderen Programmteilen hat. Daher können sie auch sehr kleine Vereine verwenden. Die GLS Vereinsmeister V6 Finanzbuchhaltung ist entsprechend der in der Wirtschaft üblichen doppelten Buchführung konzipiert. Weil die Zielgruppe jedoch Vereine sind, wurde sie so vereinfacht, dass auch Einsteiger sie problemlos und ohne längere Einarbeitungszeit nutzen können. Ein Beitragseingang beispielsweise wird auf dem Konto Bank im Soll und auf dem Beitragskonto (Ertragskonto) im Haben gebucht. Also in beiden Fällen als Zugänge. Vereine, die die GLS Vereinsmeister V6 Software nutzen, können ihren bisherigen Kontenrahmen oder aber den von der Software vorgegebenen einsetzen. Letzteres empfiehlt der Hersteller Neulingen, die bisher noch nie mit Vereinssoftware gearbeitet haben.

Buchungsperioden werden standardmäßig auf ein Jahr festgelegt, können aber auch abweichend eingerichtet werden. Anschließend legen Sie die Saldovorträge (meist nur Bank und Kasse) fest. Damit auch Einsteiger problemlos mit dem Programm arbeiten können, stehen zwei Buchungsmodi zur Verfügung. Bei Buchungen, die sich eindeutig auf Zahlungsvorgänge beziehen, verwenden Sie den Standard-Buchungsmodus. Bei nicht eindeutig als Zahlungen identifizierbaren Buchungen oder bei Umbuchungen wählen Sie den Modus Umbuchungen. Außerdem lassen sich in der GLS Vereinsmeister V6 FiBu Kostenstellen einrichten. Auswertungen können als Buchungs- oder Kontenjournale ausgegeben werden. Die Einnahmen aus dem ideellen Bereich sind in Beiträge, Aufnahmegebühren, Spenden, Zuschüsse, Einnahmen der Vermögensverwaltung, Sonstige Einnahmen und die Spenden in Zweckgebundene Spenden und Sonstige Spenden untergliedert. Eintrittsgelder für Sportveranstaltungen werden beispielsweise unter Einnahmen aus Zweckbetrieb gebucht.

Auf Kosten bezogene Konten können im Softwareteil Dialogbuchen Kostenstellen zugeordnet werden. Am Ende einer regulären Buchungsperiode werden die Kontoendbestände automatisch als Anfangsbestände der folgenden Abrechnungsperiode vorgetragen. Beitragseinnahmen lassen sich auf einem allgemeinen Beitragskonto buchen oder genauer unter der Sparte oder Abteilung, für die der Vereinsbeitrag bestimmt ist. Kostenstellen lassen sich in den Kostenstellen-Auswertungen mit ihren Soll- und Istwerten anzeigen. Das eigentliche Buchen erfolgt beim GLS Vereinsmeister V6 unter Dialogbuchen. Dort haben Sie die Wahl zwischen Zahlung, Splittbuchung, Umbuchung und Spendeneingang. Eine Splittbuchung ist bei mehreren Kosten- oder Ertragskonten erforderlich. Bei diesem Buchungstyp muss der Steueranteil manuell eingegeben werden.

Ist die eingegangene Zahlung zugleich Spendeneingang, geben Sie anschließend sämtliche für die spätere Spendenbescheinigung wichtigen Daten ein. Sollen die Stornobuchungen beim Ausdruck des Buchungs- oder Kontenjournals angezeigt werden, ist das über die Druckoptionen möglich. Die GuV erstellen Sie allgemein mit dem am Ende der Liste befindlichen Geschäftsergebnis oder in einzelne Geschäftsbereiche unterteilt. Nach dem Kontenabschluss am Ende der Buchungsperiode werden die Endbestände automatisch als Saldovorträge in den nächsten Abrechnungszeitraum übernommen. Mithilfe der GLS Vereinsmeister V6 Software können Sie sogar Onlinebanking machen. Sie sind stets über den aktuellen Kontostand informiert und können Ihre Überweisungen oder Lastschriftaufträge bequem über das Onlinebanking-Modul der Bank übergeben.

Ist eine Neusynchonisierung erforderlich, beantragen Sie einfach bei Ihrem Kreditinstitut einen Bankzugang. Anschließend richten Sie diesen ein und geben dabei das bei Ihrem Kreditinstitut übliche Sicherheitsverfahren an. Verfügen Sie über die Professional Edition des GLS Vereinsmeisters, haben Sie Zugriff auf zusätzliche Funktionen wie das Erstellen teilautomatischer Sammellastschriften für den Einzug von Mitgliedsbeiträgen und das Erfassen und Übermitteln manueller Überweisungen und Lastschriften im SEPA-Verfahren.

GLS Vereinsmeister Tarife
https://www.vereinsmeister.de/Produkte/Editionen

Rechnung

Haben Sie alle wichtigen Stammdaten angelegt, läuft die Beitragsabrechnung fast automatisiert ab. Zum Erstellen von Rechnungen und Lastschriften verwenden Sie die in der Datenbank gespeicherten Sollstellungen (Mitgliedsbeiträge) der betreffenden Buchungsperiode. Gesonderte Zahlungen können Sie natürlich ebenfalls in Ihrer Beitragsabrechnung berücksichtigen. Nach der Abrechnung drucken Sie die Rechnungen aus oder/und übermitteln die Lastschriften an Ihre Bank. Auf welche Weise Sie die fälligen Beiträge erhalten, geben Sie in den Stammdaten bei dem jeweiligen Mitglied ein. Bei Rechnungszahlern erstellen Sie eine Rechnung und zugleich automatisch einen offenen Posten. Barzahler erhalten keine Rechnung, sondern werden einfach auf der Barzahlerliste abgehakt. Im Fall von Lastschriftzahlern müssen Sie den Druck auf Zusatzrechnung einstellen. Dann werden trotz des Lastschrifteinzugs eine Rechnung und zugleich ein offener Posten generiert.

Außer den wiederkehrenden Beiträgen müssen Vereinsmitglieder mitunter auch Sonderzahlungen leisten (Aufnahmegebühren, Kursgebühren). Diese erfassen und verwalten Sie unter Sonderzahlungen. Bei der Abrechnung entstehen daraus offene Posten. Mit der Funktion Sammelerfassung können Sie in gleicher Höhe zu leistenden Beiträgen mehrerer Mitglieder zusammenfassen. Die Rechnung drucken Sie aus oder exportieren Sie als PDF. Möchten Sie allerdings Ihre Rechnungsformulare selbst entwerfen, können Sie das nur mit der GLS Vereinsmeister V6 Professional Edition tun. Auch der Rechnungsversand per E-Mail ist nur mit dieser Version möglich. Für SEPA-Lastschriften kann eine Schnittstellendatei erzeugt und gespeichert werden. Ist ein Onlinebanking-Modul eingerichtet, können Sie Ihre Lastschriften über das Fenster Lastschriften als Sammelauftrag an die Bank senden.

GLS Vereinssoftware

Schnittstellen 

GLS Vereinsmeister V6 Software verfügt über mehrere Schnittstellen:

• Microsoft Office
• SoftMaker Office
• DATEV
• Excel
• Lexware
• WISO
• Linear
• MSA-Verein

Dokumentation und Support

Das Softwarepaket kommt zusammen mit einem gedruckten Handbuch von zirka 250 Seiten. Außerdem stellt Ihnen der Anbieter einen kostenlosen Support zur Verfügung. Darüber hinaus erhalten Sie 24/7/365 im Supportforum von anderen Usern Antwort auf Ihre Fragen. Wem das nicht ausreicht, der kann sich die Video Tutorials auf YouTube anschauen.