Konzept und Bedienung

lexoffice ist eine Software als Service-Variante des Rechnungs- und Buchhaltungssoftware-Anbieters Lexware.  

Der Fokus von lexoffice liegt bei Rechnungserstellung, Online-Banking mit Zahlungsabgleich, Buchführungsfunktionen wie Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), sowie einer Schnittstelle für Steuerberater und das Angebot, den Datenversand über ELSTER und das Finanzamt zu senden. 

Auf der Übersichtsseite (dem Dashboard) von lexoffice werden die Einnahmen und Ausgaben anschaulich und übersichtlich grafisch abgebildet. Wodurch der Verbraucher die Unternehmensfinanzen gut im Visier hat. 

Übersicht der Tarife

Rechnungen und Finanzen

Dieser Tarif bietet Zugang zu einem einem Benutzer einer Firma. Diese Leistung umfasst folgendes Spektrum:  

• Individuelle Layouts für Rechnungen und Angebote 
• Gestaltung von Angeboten, Rechnungen, Druck und Versand per E-Mail 
• Verwaltung der Kundendatenbank  
• Selbstständige Umwandlung von Angeboten in Rechnungen  
• Automatisierter Mahnungsversand  
• Zugriff für Steuerberater 
• Zusätzlicher Zugriff über Apps für Smartphones und Tablets  

Buchhaltung und Finanzen  

Der Tarif Buchhaltung und Finanzen gewährt mehreren Benutzern einer Firma Zugang und umfasst folgendes Leistungsspektrum:

• Individuelle Layouts für Rechnungen und Angebote
• Gestaltung von Angeboten, Rechnungen, Druck und Versand per E-Mail
• Verwaltung der Kundendatenbank
• Selbstständige Umwandlung von Angeboten in Rechnungen
• Automatisierter Mahnungsversand
• Zugriff für Steuerberater
• Zusätzlicher Zugriff über Apps für Smartphones und Tablets
• Versand der Umsatzsteuer-Voranmeldung per ELSTER an das Finanzamt  
• Erstellung eines Kassenbuchs und offener Posten  

Buchhaltung und Berichte

Der größte lexoffice Tarif erlaubt ebenfalls mehreren Benutzern einer Firma Zugang und enthält folgende betriebswirtschaftliche Werkzeuge:

• Individuelle Layouts für Rechnungen und Angebote
• Gestaltung von Angeboten, Rechnungen, Druck und Versand per E-Mail
• Verwaltung der Kundendatenbank
• Selbstständige Umwandlung von Angeboten in Rechnungen
• Automatisierter Mahnungsversand
• Zugriff für Steuerberater
• Zusätzlicher Zugriff über Apps für Smartphones und Tablets
• Versand der Umsatzsteuer-Voranmeldung per ELSTER an das Finanzamt
• Erstellung eines Kassenbuchs und offener Posten
• Erstellung von Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) 
• Erstellung von Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) 
• Verwaltung von Anlagegütern (Abschreibungen) 

Buchhaltung

Die Erfassung von Rechnungen und Belegen ist in lexoffice enthalten und soll dem Nutzer das Anwenden von vielen komplizierten buchhalterischen Regeln und viel Tipparbeit ersparen. lexoffice erkennt den Text und wendet die bereits programmierten buchhalterischen Regeln an. So können Rechnungen ganz einfach, über eine Eingabemaske als PDF-Dateien hochgeladen werden. Angaben wie Betrag, Rechnungsnummer oder den Lieferanten werden von dem Programm ganz erkannt, wodurch die entsprechenden Felder in der Belegverwaltung automatisch ausgefüllt werden. Angaben die fehlen oder nicht erkannt werden konnten, müssen von dem Nutzer manuell nachgetragen werden. Dies funktioniert auch mit anderen Formaten, wie dem Abfotografieren von Belegen mit dem Smartphone. 

Die integrierte Online-Banking Funktion, ermöglich es dem Verbraucher mit wenigen Klicks alle Bankkonten anzubinden und effizient und sicher zu verwalten. Zusätzlich können Überweisungen direkt aus der Buchhaltungssoftware heraus vorgenommen werden, ohne einen Umweg über das Online-Banking der Hausbank zu gehen. So wird die Online-Buchhaltung einfacher und schneller und bietet zudem eine gute Übersicht über die Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens. Sobald der Nutzer einen Beleg fotografiert und eingescannt hat, kann er diesen wegwerfen, da lexoffice nach den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) testiert ist.

Online-Kassenbuch

Kleinunternehmen stellt lexoffice ein rechtskonform funktionierendes und fertiges Kassenbuch zur Verfügung, indem neue Einträge innerhalb von Sekunden hinzugefügt werden können. Das Programm berechnet daraufhin den Kassenbestand und das Ergebnis ist eine Liste, die jederzeit ausgedruckt werden kann. Der Hersteller organisiert die Datensicherung und garantiert dem Nutzer die 10-jährige Aufbewahrungspflicht. 

Rechnung

Die Rechnungen werden in lexoffice in allen Tarifen schnell und unkompliziert erstellt. Die Software greift für Basisdaten des Rechnungslegers, sowie Kundendaten auf die bereits hinterlegten Daten zu. Um zu vermeiden, dass wichtige Angaben fehlen, würde das Programm darauf hinweisen. Vorgesehen werden Felder für den Namen des Produkts oder der Dienstleistung, die Menge, die Einheit und den Gesamtbetrag.

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung, kann über lexoffice mit einem Klick versendet werden, dem Steuerberater kann Zugriff zu allen archivierten Daten gewährleistet und in die Kanzleisoftware übernommen werden. Da lexoffice vom Finanzamt anerkannt, rechts- und GoBD konform ist, kann auch dem Steuerprüfer ein Zugang überlassen werden.  

Serienrechnung

Der Anwender kann bei wiederkehrenden Rechnungen einen Wiederholungsintervall angeben. Zudem werden alle Rechnungen in einer Übersicht dargestellt und nach ihrem Status geordnet. Dabei handelt es sich um: Entwurf, Offen, Fällig, Bezahlt, Teilbezahlt, Storno. Rechnungen können per E-Mail verschickt werden und gespeichert, sowie gedruckt werden.  

Flexible Rechnungen

Sollte die Rechnung auf einem Angebot beruhen, kann dies mit einem Klick zu einer Rechnung fortgeführt werden. Bei einem Kundenstamm von Privat- und Geschäftskunden, ist es möglich zwischen Netto und Brutto hin und her zu wechseln. Dabei werden alle Daten entsprechend angepasst und berechnet. 

Teil- und Schlussrechnungen, sowie Anzahlungen oder Abschlagrechnungen sind ebenfalls in der Funktion Rechnungen schreiben enthalten.  

Schnittstellen

Der DATEV-Export und die DATEVconnect-online-Schnittstelle ermöglichen eine bedeutend vereinfachte Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.  

Dokumentation und Support

Der Verbraucher hat die Möglichkeit sich die „ersten Schritte“ in der Programmnutzung anzeigen und erklären zu lassen. lexoffice bietet außerdem die Option einen persönlichen Experten zu kontaktieren, der bei Anwendungsfragen direkt helfen kann. Dies geschieht entweder über den Hilfe-Button in lexoffice, oder per E-Mail unter „info@lexoffice.de“.