Konzept und Bedienung

Der Software-Ableger der bekannten ZDF-Sendung WISO ist für seine konsumentenorientierten Anwendungen bekannt, die sich in der Regel durch hohe Programmierqualität, geringe Fehlerraten und leichte Bedienbarkeit auszeichnen. Bereits auf den ersten Blick scheint Mein Verein dieser Tradition treu zu bleiben. 
 
Der Programmaufbau und alle Bedienelemente erscheinen klar und übersichtlich strukturiert und konsequent auf intuitive Bedienung ausgerichtet. Das zeigt sich bereits auf der freundliche gestalteten Startseite, die auf einen Blick präsentiert, was aktuell anliegt. 
 
Von hier aus sind die Hauptbereiche des Programms ganz unkompliziert per Mausklick erreichbar: Mitglieder, Beitragswesen, Vereinskasse, Kommunikation und Organisation. Damit dürfte jeder Aspekt abgedeckt sein, der im Verwaltungsalltag eines Vereins eine Rolle spielt.

Übersicht der Tarife

WISO Mein Verein ist als klassische Applikation zur Installation auf dem eigenen Computer erhältlich. Die Einzelplatz-Lizenz ist zu vernünftigen 49,90 Euro zu haben. Für die Teamwork-Lizenz mit bis zu drei Anwendern und der Option zur Erweiterung auf mehr Anwender fallen 99,90 Euro an. 
 
Um sich mit der Software zunächst risikofrei vertraut machen zu können, steht eine 30-Tage-Testversion zur Verfügung. Sie verfügt über den vollen Funktionsumfang und vermittelt einen realistischen Eindruck von Arbeitsweise und Funktionalität. 

WISO mein Verein
https://www.heise.de/download/product/wiso-mein-verein

Buchhaltung

Die Unterstützung des Beitragseinzugs als finanzielle Grundlage des Vereins stellt einen Schwerpunkt bei Mein Verein dar. Das Programm erledigt eine Reihe der Aufgaben selbsttätig, was dem geplagten Kassenwart eine Menge Zeit erspart. 
 
Sind alle Voraussetzungen für den Lastschrifteinzug erfüllt – insbesondere die Existenz einer Gläubiger-ID für den Verein und die Abmachung mit der Bank, dass der Verein zum Lastschrifteinzug berechtigt ist – können alle damit in Zusammenhang stehenden Vorgänge beschleunigt und automatisiert werden. 
 
Zwar ist die Erfassung der erforderlichen Zahlungsdaten eine manuelle Aufgabe, doch unterstützt das Programm den Anwender dabei auf optimale Weise – damit lässt sich das in einigen Minuten erledigen. Ohnehin fällt diese Arbeit pro Mitglied nur einmal an. 
 
Dann allerdings kann die Beitragsautomatik ihre volle Wirkung entfalten. Mit einem Mausklick erzeugt sie zu den jeweiligen Fälligkeitsterminen die anfallenden Beitragsrechnungen aller Mitglieder als elektronische Datensätze – ausdrucken ist nicht erforderlich. Ein weiterer Klick erzeugt die zugehörigen Lastschriften, die im folgenden Schritt an die Bank übertragen werden. Einfacher geht es wirklich nicht. 
 

Rechnung

Erfahrene Vereinsführer wissen: Das macht die meiste Arbeit. Die Mitgliederdatenbank zu pflegen und ständig auf dem aktuellen Stand zu halten ist eine oft mühsame, meist äußerst zeitaufwendige Angelegenheit. Bei Mein Verein bildet die Datenbank den Ausgangspunkt für eine Reihe automatisierter Abläufe, die darauf ausgelegt sind, Zeit und Mühen einzusparen. 
 
Das beginnt beim Beitragseinzug und setzt sich im Versand von Mailings an die Mitglieder und die selbsttätige Erstellung von Geburtstags– und Jubiläumslisten fort. Und wenn es einmal sein muss, erzeugt Mein Verein auch automatisch Mahnungen an säumige Beitragszahler. 
 
Über die Kontakt– und Adressverwaltung lässt sich der Mitgliederbestand kategorisieren, wobei Sie selbst definierte Kategorien zur Anwendung bringen können. Sie können jedem Mitglied ein Foto zuordnen und festlegen, ob das Mitglied in die Mailliste aufgenommen werden soll. 
 
Das ist allerdings erst der Startpunkt der Mitgliederverwaltung, sozusagen die Spitze des Eisbergs. Per Mausklick geht es in zahlreiche Unterkategorien, die über Tabs erreichbar sind: 
 
Im Tab “Vereinsdaten” dokumentieren Sie Informationen des Mitglieds in Bezug auf den Verein, beispielsweise Beginn der Mitgliedschaft, Zugehörigkeit zu Aufgabenbereichen, Abteilungen oder Arbeitsgruppen oder den Status innerhalb von Familien–, Firmen– oder Gruppenmitgliedschaften. Das unterstützt unter anderem exakt ausgerichtete Maillisten, die bestimmte Informationen nur an bestimmte Mitglieder senden sollen. 
 
Im Tab “Beiträge & Spenden” dokumentieren Sie den Beitragssatz, der für das jeweilige Mitglied in Anrechnung kommt. Zusätzlich lassen sich hier die Intervalle für die Rechnungsstellung und das Datum der nächsten Rechnung festlegen. Damit geht es allerdings erst los. Von hier aus lässt sich auch das vollautomatische SEPA Lastschrift-Einzugswesen für die Beiträge einrichten – doch dazu später mehr. 
 
Der Tab “Bankverbindungen” bietet Raum für alle Zahlungsdaten des Mitglieds. Hier lässt sich auch festlegen, ob die Beiträge des Mitglieds per SEPA Lastschrift eingezogen werden sollen. Ist das der Fall, können Sie hier alle Daten zur Lastschriftvollmacht eingeben. 
 
Der Tab “Individuelle Felder” dient der Festlegung von Kriterien, die speziell für Ihren Verein von Bedeutung sind. Auf dem Tag lassen sich bis zu 20 Felder unterbringen – das genügt auch für die raffinierteste und detaillierteste Archivierung individueller Informationen. 
 
Wenn Sie glauben, alle Vereine benötigen ohnehin immer nur die gleichen Daten, haben Sie beispielsweise nicht an Sportvereine gedacht. Die müssen die individuellen Konfektionsgrößen ihrer aktiven Mitglieder archivieren, um immer die richtigen Trikots bereit zu halten. Auch die Existenz von Trainer– oder Schiedsrichterlizenzen müssen den jeweiligen Personen zugeordnet werden. 
 
Ähnlich sieht das bei Rettungsvereinen oder Vereinen mit sozialen Anliegen aus. Diese Organisationen benötigen Speicherplätze für spezielle Fachkenntnisse, Qualifikationen oder erfolgreich absolvierte Prüfungen ihrer Mitglieder. 
 
Musikvereine benötigen Archivierungsmöglichkeiten zu den gespielten Instrumenten, die Stimmlagen ihrer Sänger und Chormitglieder und anderer Qualifikationen wie beispielsweise die des Dirigenten oder Kapellmeisters. 
 
Der Tab “Ansprechpartner” ist vor allem bei Gruppenmitgliedschaften von Bedeutung, also bei der kollektiven Mitgliedschaft von Familien oder Unternehmen. Besonders im zweiten Fall lassen sich vereinsbezogene Angelegenheiten nicht mit der kompletten Gruppe erörtern. Hier braucht es einen oder mehrere Ansprechpartner, an die entsprechende Informationen gesendet werden oder die für die persönliche Kontaktaufnahme vorgesehen sind. 
 
Im Tab “Dokumente” lassen sich dem Mitglied spezielle Unterlagen beiordnen, die im Rahmen seiner Mitgliedschaft von Bedeutung sind. Das können beispielsweise Diplome oder Ausbildungsnachweise sein, die mit der Funktion des Mitglieds im Verein in Zusammenhang stehen. Die Palette reicht hier von der Spielerlizenz über den Trainernachweis bis zum Abschlussdokument der Musikakademie. 
 
Der Tab “Sonstiges” bietet Raum für alles, was in den anderen Tabs nicht untergebracht werden kann. Das können allgemeine Informationen zum Mitglied sein oder anstehende Projekte, für die das Mitglied vorgesehen ist. Ist der Datenabgleich mit meinverein.de aktiviert, lässt sich hier auch ersehen, ob das Mitglied auf dem Portal registriert ist. 

Schnittstellen

Um die Mitgliedsdaten aktuell zu halten, gibt es die Schnittstelle zur Online-Funktion von Mein Verein. Dazu steht das Portal meinverein.de bereit. Mit seiner Hilfe können Sie schlagkräftige Kommunikationsstrategien mit den Vereinsmitgliedern verwirklichen. Die App erlaubt den Versand von Echtzeit-Nachrichten und Einladungen mit Zusage– und Absage-Funktion. Über meinverein.de können Mitglieder ihre Daten selbst aktualisieren – einer der Hauptgründe, warum normale Vereinsverwaltung ohne diese Möglichkeit so zeitaufwendig ist. 

Dokumentation und Support

WISO Mein Verein gehört zur Buhl Data Service GmbH und ist unter der Telefonnummer 02735 90 96 99 zu erreichen. Alternativ können Nutzer auch über die Mailadresse kundenbetreuung@buhl.de weitere Informationen und Support zur WISO Mein Verein Software erhalten.