Konzept und Bedienung

Übersicht der Tarife

Rechnung 

Dieser Tarif gewährleistet einem Benutzer Zugang und bietet die folgenden Funktionen: 

• Erstellung von Rechnungen, Angeboten und Mahnungen 
• Anlegen einer Datenbank zur Verwaltung von Kunden  
• DATEV-kompatibler Export für den Jahresabschluss  
• Steuerberaterzugang 

Buchhaltung

Der Tarif „Buchhaltung” erlaubt bis zu drei Benutzer-Accounts und umfasst deutlich mehr Funktionen:

• Erstellung von Rechnungen, Angeboten und Mahnungen 
• Anlegen einer Datenbank zur Verwaltung von Kunden  
• DATEV-kompatibler Export für den Jahresabschluss  
• Steuerberaterzugang 
• Umsatzsteuervoranmeldung via Elster  
• Erstellung der Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) 
• Erstellung von Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV) 
• Umsatzsteuer-Voranmeldung über Elster an das Finanzamt  
• Online-Banking-Integration für mehr als 3000 Banken  
• Automatische Belegerkennung 
• Erfassen von wiederkehrenden Rechnungen  
• Selbstständige Erfassung von Einnahmen und Ausgaben  
• Verbuchen von Abschreibungen  
• Online-Kassenbuch 

Warenwirtschaft 

Im Tarif “Warenwirtschaft” können bis zu zehn Benutzer-Accounts verwendet werden. Im Umfang inbegriffen sind folgende Funktionen:

• Erstellung von Rechnungen, Angeboten und Mahnungen 
• Anlegen einer Datenbank zur Verwaltung von Kunden  
• DATEV-kompatibler Export für den Jahresabschluss  
• Steuerberaterzugang 
• Umsatzsteuervoranmeldung via Elster  
• Erstellung von Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) 
• Erstellung von Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV) 
• Umsatzsteuer-Voranmeldung über ELSTER an das Finanzamt  
• Online-Banking-Integration für mehr als 3000 Banken  
• Automatische Belegerkennung 
• Erfassen von wiederkehrenden Rechnungen  
• Selbstständige Erfassung von Einnahmen und Ausgaben  
• Verbuchen von Abschreibungen  
• Online-Kassenbuch  
• Lagerverwaltung mit Bestandsbuchung  
• Verwaltung von Lieferanten- und Kundenpreisen  
• Lieferanten- und Artikelzuordnung 

Buchhaltung

Bei sevDesk kann der Benutzer Belege auf verschiedene Weise erfassen. Die Daten können klassisch über eine Eingabemaske hochgeladen oder aber als Bild oder .pdf-Datei per Drag-and-Drop in die Benutzeroberfläche des Browsers gezogen werden. Das Programm versucht dann, so viele Informationen wie möglich zu erkennen und den Eingabefeldern zuzuordnen. Zusätzlich gibt es zu dem Rechnungs- und Buchhaltungsprogramm sevDesk eine selbstlernende Smartphone-Belegerkennungs-App, die sich sevScan nennt. Das Versenden einer E-Mail mit dem Beleg als Anhang an die von sevDesk hinterlegte E-Mail-Adresse fügt den Beleg dem eigenen Konto des Rechnungsprogramms zu. Grundsätzlich können alle Daten, die nicht automatisch erkannt werden konnten, manuell nachgetragen werden.

Der Benutzer kann seine Online-Banking-Konten mit sevDesk verbinden, wobei die Transaktionen einzelner Konten oder aber eine Gesamtansicht aller Konten angezeigt werden können. Die Ein- und Auszahlungen sind mit den Belegen verknüpfbar. Das Programm erkennt automatisch, wenn eine Rechnung bereits bezahlt wurde. Das hat zur Folge, dass sich der Status des Vorgangs ebenfalls automatisch verändert. Überweisungen können ohne einen Umweg zur Homepage der Bank direkt mit sevDesk getätigt werden. Eingegangene Rechnungen können so durch das Online-Banking mit sevDesk mit einem Klick an Lieferanten überwiesen werden.

Durch die Erstellung der Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR), sowie der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) stehen bei sevDesk Funktionen der einfachen und der doppelten Buchführung zur Verfügung.  

Alle Buchführungsdaten können über Schnittstellen problemlos an den Steuerberater und das Finanzamt übermittelt werden.

Online-Kassenbuch  

Das Online-Kassenbuch von sevDesk ermöglicht es, die Kassenbestände einer Bargeldkasse buchhalterisch zu erfassen. Darüber hinaus entspricht diese Funktion den gesetzlichen Anforderungen in Deutschland sowie der in Österreich neu eingeführten Registrierkassenpflicht. sevDesk ermöglicht zudem die Nutzung von Smartphones und Tablets als Registrierkassen.

Rechnung

Die Erstellung von Rechnungen ist bei sevDesk sehr simpel gehalten und bereits beim Rechnungs-Tarif in unbegrenzter Anzahl möglich. Der Benutzer erstellt einen neuen Kundenkontakt oder wählt einen Kontakt aus der bereits vorhandenen Datenbank aus. Manuell muss er dann nur noch den Titel, Rechnungsposition, Menge, Preis und Währung eingeben. Es kann zusätzlich zwischen verschiedenen Layouts gewählt und somit ein individuelles Rechnungs-Design erstellt werden. Außerdem kann der Nutzer mithilfe des Fremdsprachenassistenten eine Rechnung in verschiedenen Sprachen erstellen. Die von sevDesk generierte Rechnung kann anschließend per Post oder per E-Mail weiter versendet, heruntergeladen oder gedruckt werden. Der E-Mail-Versand der Rechnungen ist kostenlos. Möchte der Nutzer die Rechnungen hingegen per Post verschicken, kann er eine von zwei Varianten wählen: entweder er druckt die Rechnung selbst aus und bringt sie zur Post oder er entscheidet sich über den Postversand mithilfe von sevDesk. Mithilfe einer Post-Schnittstelle werden die Rechnungen an den Dienstleister weitergeleitet, ausgedruckt, kuvertiert, frankiert und and die Deutsche Post übermittelt. Die dabei entstehenden Kosten werden dem Benutzer beim Klick auf “Per Post verschicken” angezeigt. Erst nach Bestätigung wird der Versand in Auftrag gegeben. Pro Rechnung (einseitig, Farbdruck und innerhalb Deutschlands) muss der Benutzer 0,85 € bezahlen. Dieser Betrag wird am Monatsende per Rechnung von sevDesk eingefordert. 

Anschließend werden die Rechnungen in eine Liste eingeordnet und nach „Entwurf“, „Offen“, „Fällig“, „Bezahlt“, „Teilbezahlt“ und „Storno“ sortiert. Neben dem Hinzufügen von Kommentaren und Aufgaben kann der Benutzer Rechnungen in wiederkehrende Rechnungen umwandeln und diese für verschiedene zeitliche Intervallstufen einstellen.

Zusätzlich zu Rechnungen können bei sevDesk auch Aufträge, Angebote, Mahnungen, Belege, Lieferscheine und Kontakte verwaltet und aus der Kundenliste heraus für den Kunden ausgewählt werden. 

Schnittstellen

Das Buchhaltungs- und Rechnungsprogramm verfügt über eine Vielzahl an Schnittstellen. sevDesk verfügt über ein Im- und Exportfunktion per .csv- und .pdf-Format, API-Schnittstellen, Belegintegration per Mail, Scan, Drag-and-Drop und per App. Des Weiteren können Daten über eine DATEV–Schnittstelle dem Steuerberater und über eine ELSTER-Schnittstelle dem Finanzamt zur Verfügung gestellt werden. Darüber hinaus gibt es eine absolute Integration des Online-Bankings, bei welchem bezahlte Rechnungen automatisch verbucht und Überweisungen direkt über die Software getätigt werden können.  

Dokumentation und Support

Im Gegensatz zu vielen anderen Buchhaltungssoftwares verzichtet sevDesk auf ein klassisches Handbuch und setzt seinen Fokus dafür auf ein ausführliches FAQ und eine Online-Hilfe-Datenbank. Zusätzlich kann sich der Kunde YouTube-Tutorials anschauen, in denen seine Fragen oft beantwortet werden können. 

Sollte dies nicht ausreichen hat der Benutzer außerdem die Möglichkeit, an Wochentagen zwischen 8:00 und 18:00 Uhr auf den telefonischen Support oder auf die Kontaktanfrage per E-Mail support@sevdesk.de zurückgreifen.